PILVIPALVELUT KORVAAVAT PAPERIDOKUMENTIT TÄYSIN - VAI KORVAAVATKO?
Olisiko mahdollista, että kaikki rakennusprojektin dokumentit olisivat sähköisiä?
Usein pilvipalveluiden kehittäjät ajattelevat, että kaikki dokumentit
tallennetaan heidän palveluihinsa - ja näin saavutetaan 100% sähköinen dokumentointi.
Palveluiden markkinoinnissa usein ohitetaan se, että työmaalle toimitetaan jatkuvasti
toimituksia, jotka usein pitää allekirjoittaa kynällä.
Sähköisien palveluiden avulla päästään hyviin tuloksiin ja suuri osa dokumenteista
voidaan käsitellä sähköisesti koko projektin ajan. On hyvä myös huomata, että paperidokumentteja
syntyy jo ennen projektin aloittamista. Esimerkiksi sopimukset tehdään usein vielä paperilla.
Sähköiset dokumentit korvaavat paperidokumentit ajan kanssa mutta vielä tässä vaiheessa
molempia käytetään.
Sähköiset dokumentit ovat haaste kopiolaitoksille
Aikoinaan, kun urakoitsijat kilpailutettiin, niin kopiolaitokset kopioivat/tulostivat
kaikki tarjouspyyntöön liittyvät dokumentit ja toimittivat ne mahdollisille tarjoajille.
Jokainen urakoitsija sai pahvilaatikollisen paperidokumentteja, joita sitten käytettiin
tarjouksen laskemiseen. Nykyään tämän on korvannut sähköinen kilpailutus
, eikä tarjouslaskentaan enää käytetä paperidokumentteja. Myös suunnittelijoiden ja työmaan tarve paperidokumenteille on vähentynyt suuresti.
Mitä tehdä työmaalla pyöriville paperidokumenteille?
Todennäköisesti yleisin tapa on se, että työmaalla mapitetaan paperidokumentit ja projektin päättyessä
ne toimitetaan toimistolle. Tämä voi aiheuttaa haasteita myöhemmin, kun projekti on jo valmistunut.
Osa dokumenteista on sähköisenä ja osa on mapeissa.
Netissä meidän ajatuksena on se, että myös työmaan paperidokumentit siirettäisiin
NET projektipankkiin reaaliajassa. Tätä varten lisäsimme Windows laajennukseen
tuen paperidokumenttien skannaamiseen suoraan projektikansioihin.